Auditorías de PPQA

V1.3

Objetivo

Ofrecer a cualquier miembro de Impulse la capacitación necesaria para realizar una auditoría eficiente.

 Detallar los pasos a seguir, los procesos a aplicar y la documentación a realizar durante la implementación de las auditorías PPQA de un proceso o producto. Estos lineamientos serán evaluados mediante una lista de verificación enfocada a cada proceso, con una tabla que indique lo que se espera de cada una de las checklists de los procesos y la lista de verificación de un equipo de auditores.

Tipos de auditoría

Para lograr los mejores resultados posibles, el departamento Impulse cuenta con 2 tipos de auditorías:

1. Auditoría para aseguramiento de la calidad en los procesos

Con esta auditoría se comprueba que los miembros de Impulse siguen los diferentes procesos establecidos. El nivel de detalle que se busca es evaluar que se realizan las diferentes actividades descritas en un proceso dado, así como analizar los casos de no conformidad y tomar las acciones correctivas que más se ajusten al caso en específico.

2. Auditoría para aseguramiento de la calidad en los productos

Con esta auditoría se comprueba que los productos elaborados como resultado de la ejecución de los procesos de Impulse sean generados según los lineamientos establecidos (contenido correcto y en el marco de tiempo correcto).

Realización de la auditoría

Para realizar una auditoría es necesario primero llenar una solicitud en el log de auditorías (https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vXsDuASyVTlczfLwPFFR8C4af3cEBmqi0ZzekjsAI3A/edit#gid=0) (Se recomienda que los PM hagan las solicitudes según crean necesario). También existirán auditorías programadas por el departamento al final de cada iteración, en donde se evaluarán de 1-3 procesos y productos de manera aleatoria.

Una vez seleccionado el proceso o producto se haga una checklist básica que contará con tres campos.

En el caso de los procesos estos campos serán:

• Fase del proceso: Aquí escriba todas las fases del proceso a evaluar.
• ¿Se siguió?: En este campo escriba “Sí” o “No” dependiendo de si todos los pasos de dicha fase se siguieron.
• Comentarios: En esta parte los auditores pueden describen, por ejemplo, el paso que no se siguió o el por qué el auditado no siguió la fase.

Ejemplo de checklist de proceso:

Ejemplo de checklist de proceso de junta diaria:

En el caso de los productos estos campos serán:

• Nombre del producto: Aquí escriba el nombre de los productos deseados.
• ¿Existe el producto?: Llene con un “Sí” o “No” según la existencia del producto.
• Comentarios: En este campo se los auditores describen, por ejemplo, el por qué el producto no se creó, ya sea por cuestiones de utilidad o calidad.

Ejemplo de checklist de producto:

Ejemplo de checklist de proceso de junta diaria:

Registro de la auditoría

Al finalizar la auditoría se ingrese a la ruta Semestre i/Auditorías y cree una carpeta llamada “Auditoría Iteración X”, reemplazando la “X” por el número de la iteración.

Dentro de la carpeta cree carpetas con el nombre de un área de proceso como título. Debe verse de la siguiente forma:

Semestre i/Auditorias/Iteración X/

Dentro de cada carpeta de área de procesos se subirá los distintos informes de evaluación de procesos/productos según corresponda.

Anotaciones de una auditoría

Al finalizar la auditoría, debe existir un documento de informe de evaluación que lleva la fecha en la que se realizó junto con el nombre del proceso auditado “dd/mm/aaaa - juntas diarias”. En este documento los auditores anotan cualquier observación con respecto al proceso que surgiera durante la sesión.

Plantilla: https://docs.google.com/document/d/1RTcvYcHhXMkT6eoMaXaedTm6ch5MG7Y_19migyIeHzU/edit?usp=sharing)

Dichas observaciones se dividen en cuatro tipos:

1.- No conformidades: Desviaciones claras del proceso; no seguir los pasos expuestos por este. Por ejemplo, no tener conocimiento del proceso o su creación después de ejecución.

2.- Observaciones: Son ligeras desviaciones del proceso; se siguió el proceso pero existieron algunas inconsistencias con la redacción en los procesos.

3.- Áreas de oportunidad: Sugerencias de los auditores; con lo que se podría mejorar la implementación del proceso.

4.- Comentarios (Campo Opcional): Notas entre los auditores y los responsables; retroalimentación que surge posterior a la junta de informe.

Ejemplo de una auditoría:

https://docs.google.com/document/d/1iWXMCv5WaJzpMi8uBBA8WGi6t4D4H-cHNuqQpoDmO4o/edit 

Junta de informe

Es la reunión entre los auditores y los responsables con el fin de dialogar sobre lo descrito en los documentos de informe de evaluación. Posteriormente, se completa la sección de Comentarios dentro del informe, si existe alguno. De igual manera se llena el espacio de correcciones dentro del log de auditorías.

Planificación y seguimiento de acciones

Por último, es necesario un plan de acciones para corregir las no conformidades que hayan surgido. Para esto siga el estándar de creación de planes y de su debido seguimiento una vez realizado.

Bitácora